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• Publicado em 08/03/2018

5 dicas indispensáveis para organizar seu escritório

Sabemos o quanto podemos ser desorganizados quando estamos na correria nos dias de trabalho, ou em uma semana conturbada, e às vezes deixamos rastros dessa pequena desorganização em nosso ambiente de trabalho, estudo ou escritório. A bagunça muitas vezes junto com a falta de organização acaba deixando prejudicado o quesito “Produtividade”, e a real questão é: por que é tão difícil manter a mesa de trabalho sempre organizada? Pensando nisso, hoje vamos apresentar algumas dicas valiosas para você.

1- Vamos Reorganizar tudo!
Isso mesmo, não importa se você acha que já tem uma grande parte do escritório ou mesa bem organizada, a questão aqui é “ter um papel todo em branco antes de começar a desenhar”, no caso um local totalmente livre antes de começar a organizar.
Com tudo separado do ambiente principal, você deve jogar fora, isso mesmo, jogar fora! tudo o que for desnecessário, tudo o que não foi usado nos últimos meses, coloque no lixo. Quando já estiver separado tudo o que realmente será utilizado ou é importante, você pode começar a organizar (Lembrando que é importante seguir o passo 2 na hora da organização).

2- Mais utilizados x Menos utilizados
Depois de separar tudo que realmente precisa, será necessário que você saiba separar seus materiais em mais utilizados e menos utilizados. Neste momento podem aparecer algumas dúvidas e dilemas, mas não se apavore quanto a isso, o critério de separação é simples “Uso de vez em quando” e “Uso frequentemente”.

No local “1”, devem ficar os objetos que você usa frequentemente enquanto que no “2” devem ficar aqueles que você usa de vez em quando e que não poderá dispensar. É uma forma simples de não criar confusão na sua organização.

3- Estantes verticais e organizadores colmeia

Dependendo de como é o seu ambiente de trabalho ou de quais materiais você mais utiliza, as estantes verticais e os organizadores colmeia são ótimas saídas, e ajudam muito se o espaço de trabalho é um pouco reduzido.

4- Hábito indispensável

No final do dia de trabalho deixe tudo devidamente de fácil visualização e ordenado de acordo com a importância! Este talvez possa ser o hábito mais difícil, mas é impossível alcançar a excelência na organização sem este hábito.

5- Como organizar a papelada importante?

Há diversas dicas existentes para organização de arquivos importantes, mas nem todas se adequam para quem possui muitos documentos, que de alguma forma podem ser sigilosos, ou até mesmo não possuem mais espaço algum para todo o papel produzido. A Prarquivar estará à disposição para lhe ajudar a organizar sua informação em quaisquer outras situações dessa natureza que possam surgir como poderemos observar nas dicas simples e preciosas abaixo:

A) DOCUMENTOS IMPORTANTES - É bom saber o que é e qual é a informação importante. Se você fez o "passo 1", você já determinou o que é importante;

B) GUARDAR POR ASSUNTO - Quando for guardar documentos procure separá-los por assunto como, por exemplo, o documento que se refere ao banco ou cliente X, guarde tudo na pasta com o nome "X", assim quando precisar resgatar a informação referente ao "X" basta ir diretamente à pasta "X";

C) GUIA-FORA - Quando precisar retirar especificamente determinado documento da ordem onde ele se encontra, basta escrever em um papel (de preferência colorido) as informações principais daquele documento e quem o retirou, e coloca-lo no lugar do documento, assim caso precise do documento saberá com quem está e facilita bastante na hora de arquivá-lo novamente, é chamado de "guia-fora";

D) BOLETOS - Se o volume de boletos pagos mensalmente não for grande (em uma residência, por exemplo) você pode ter uma caixa ou pasta, e assim que pagar um boleto guarda-lo, no fim do ano, quando estiver procurando o que fazer, organiza os boletos por emissor, como na dica C, ficará muito mais fácil na hora de fazer o temido Imposto de Renda. Se o volume de boletos é maior, em caso de empresas de pequeno porte, a dica é guardar por data de pagamento e fazer um controle no computador da data que pagou cada conta, assim quando precisar basta localizar na data que pagou;

 E) QUANTO TEMPO GUARDAR CADA DOCUMENTO? - Antes que você arquive quaisquer documentos veja se realmente não foi expirado o "tempo de guarda" de tal documento, em caso de dúvidas fique ligado em nosso próximo post dedicado a este assunto.

Para finalizar, separamos também um documento do Conarq, que irá complementar nossas dicas de organização de documentos:

                                                                                                                                         

Continue ligado no nosso blog que estaremos dando outras dicas valiosas para se manter organizado o ano todo.
Organizar documentos com segurança e mantê-los sempre funcionais, isto sim é conosco, pois para ser arquivo tem que ser PRARQUIVAR!