GED - Gestão Eletrônica de Documentos

GED – Gestão Eletrônica de Documentos

O conceito de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um escaner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse ‘mundo de informações digitais’, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos

O GED da PRARQUIVAR é potencializado e pronto para atender na velocidade necessária para o auxílio de seus clientes na tomada de decisão em suas empresas.

Desenvolvido para consultas seguras, esse sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) dispõe de ferramentas adequadas às necessidades de rastreabilidade, personalização, acesso e segurança total via internet do acervo documental de cada cliente.

Contando com o que há de mais avançado em sistema de digitalização e de um servidor online a PRARQUIVAR mantém uma estrutura avançada, com software de automação capaz de executar serviços de digitalização pronto para atender a necessidade específica de cada cliente.

Armazenamento nas nuvens tem segurança quando é utilizado o sistema de gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que dispõe de ferramentas adequadas ás necessidades de rastreabilidade, personalização acesso e segurança total via internet do acervo documental de cada cliente. O armazenamento em nuvem é um serviço que permite armazenar dados ao transferi-los pela Internet ou por outra rede a um sistema de armazenamento externo. A Prarquivar mantém uma estrutura avançada, com software de automação capaz de executar serviços de digitalização pronto para atender à necessidade específica de cada cliente.

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Benefícios da Guarda Gerenciada

Além de ter todos seus documentos organizados, de prático e fácil acesso para sua empresa, estar com a Prarquivar gera excelentes benefícios. Aqui você tem segurança, ganho de tempo e a tranquilidade de ter em mãos o documento na hora que sua empresa precisar.

Espaço físico

Aumento de espaço físico antes ocupado pela massa documental.

Rentabilidade

Rentabilidade na utilização do espaço físico para a finalidade e missão real de sua empresa ou negócio.

Ganho de tempo

Ganho de tempo na busca da informação sem precisar deslocar funcionário para procurar documentos.

Mais econômico

Mais econômico do que o aluguel de prédio ou residências usados tão somente como depósito.

Gerenciamento do arquivo

Além da guarda também ter o gerenciamento do arquivo físico ou digital.

Consultoria por especialistas

Consultoria na área de arquivo por Especialistas e pessoal treinado com mais de 10 anos de mercado.

Normas vigentes

Arquivamento orientado pelas normas vigentes, legais, atestadas e comprovadas.

Segurança dedicada

Segurança dedicada exclusivamente para a manutenção funcional de seus documentos físicos ou digitais.

Estrutura física

Estrutura moderna com total segurança. Paredes e tetos antichamas e seguros contra incêndio, inundações, acidente aéreo e queda de balões.

Nossa estrutura

Não basta apenas ter um espaço destinado a armazenar seus documentos, é preciso ter uma estrutura que ofereça total segurança. Na Prarquivar, você encontra um nível de segurança máxima para os seus documentos! Contamos com:

Registro no Conselho Regional de Biblioteconomia;
Regulamentada junto ao Ministério do Trabalho;
Segurança Eletrônica e Pessoal;
Monitoramento em Video 24 hrs;
Detector de Fumaça e Movimento;
Controle Constante de Pragas e Insetos;
Seguro Predial;
Piso Corodur;
Paredes de Bloco de Concreto;
Iluminação Natural Por Telhas Translúcidas;

Renovação constante do Ar no combate ao Mofo;
7m de "Pé-Direito";
Regulamentada junto ao Corpo de Bombeiros;
Acesso da Informação on line;
Servidor nas "Nuvens";
Treinamento e Capacitação de seus Profissionais;
Software de GED Específico Para Gestão documental;
Mais de 50 Empresas Atendidas nas diversas áreas;
Prédio Próprio;
Localização Fácil e Acessível.

Nossa forma de trabalho

Fácil, rápido e sem burocracia. Seu arquivo organizado e gerenciado com segurança em poucos e seguros passos.